Datenschutzerklärung — SemperMail

Hinweis: Dieser Text beschreibt die tatsächliche Datenverarbeitung des SemperMail-Dienstes technisch vollständig, ist aber ein Entwurf und ersetzt keine anwaltliche Prüfung. Vor dem produktiven Einsatz rechtlich abschließend prüfen lassen. Stand: 09.07.2026.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung im Sinne der DSGVO ist die Nolte IMP Werbeagentur (im Folgenden „wir"). Anschrift, Vertretung und Kontaktdaten finden Sie im Impressum. Kontakt in Datenschutzfragen: info@nolte.pro.

2. Rolle und Auftragsverarbeitung

SemperMail ist ein Dienst zur Annahme, Weiterleitung und gesetzeskonformen Archivierung von E-Mails unserer Geschäftskunden. Gegenüber den E-Mail-Inhalten unserer Kunden handeln wir in der Regel als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) für den jeweiligen Kunden; über die Zwecke und Mittel entscheidet der Kunde als Verantwortlicher. Für den Betrieb der Infrastruktur selbst sind wir Verantwortlicher.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• E-Mail-Annahme und -Weiterleitung an die Postfächer des Kunden — zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) bzw. im berechtigten Interesse der zuverlässigen Zustellung (lit. f).
• Revisionssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails — zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c i. V. m. § 147 AO, GoBD).
• Zustell-Nachverfolgung (Betriebs-/Nachweiszweck) und Spam-/Missbrauchsabwehr — im berechtigten Interesse (lit. f).
• Notfall-Zugang (Continuity): eine lokale Kopie eingehender Nachrichten auf den Empfangs-Servern, damit der Kunde bei einer Störung seines Postfachs seine Post lesen kann — berechtigtes Interesse an der Verfügbarkeit (lit. f).

4. Verarbeitete Daten

• Inhalt und Anhänge der E-Mails sowie Kopfdaten (Absender, Empfänger, Betreff, Datum).
• Zustell-Ereignisse (Zeitpunkt, Ereignistyp, Ziel-Domain). IP-Adressen werden dabei maskiert gespeichert; im Sicherheits-Audit nur als nicht-umkehrbarer HMAC-Pseudonym.
• Anmelde-/Zugriffsprotokolle des Verwaltungszugangs (mit gehashter IP).

5. Empfänger / eingesetzte Dienstleister

Die Annahme erfolgt über drei voneinander unabhängige Empfangs-Server (Mail-Tore) in der EU; das Archiv und die verschlüsselte Offsite-Kopie laufen bei einem Anbieter in Deutschland:

• Empfangs-Server DE — Netcup GmbH (Deutschland)
• Empfangs-Server FI — UpCloud Ltd (Finnland)
• Empfangs-Server IE — Blacknight Internet Solutions (Irland)
• Archiv-Server und Offsite-Speicher — Hetzner Online GmbH (Deutschland)

Mit diesen Dienstleistern bestehen bzw. werden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Eine Übermittlung in Drittländer außerhalb der EU/des EWR findet nicht statt.

6. Ort der Verarbeitung

Alle Server stehen innerhalb der EU (Deutschland, Finnland, Irland).

7. Speicherdauer

• Buchungsbelege: 8 Jahre; Geschäftsbriefe: 6 Jahre (§ 147 AO), jeweils bis Jahresende.
• Als Spam eingestufte Nachrichten: 1 Jahr.
• Zustell-Ereignisse (Tracking): 90 Tage. Finanzamt-Exportpakete: 30 Tage.
• Notfall-Kopie (Continuity-Spool): 14 Tage.

Die Löschung nach Fristablauf erfolgt kontrolliert und dokumentiert im Vier-Augen-Prinzip.

8. Sicherheit der Verarbeitung

Die archivierten Original-E-Mails werden verschlüsselt gespeichert (Verschlüsselung ruhender Daten); die Unveränderbarkeit wird über eine kryptografische Hash-Kette und ein täglich signiertes digitales Siegel nachgewiesen. Löschungen sind nur nach dem Vier-Augen-Prinzip möglich. Übertragungen sind TLS-verschlüsselt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Hinweis zur Löschung: Für E-Mails, die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, ist eine Löschung erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist möglich; bis dahin wird die Verarbeitung auf die Aufbewahrung eingeschränkt. Sie können sich zudem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren.

Anfragen richten Sie an info@nolte.pro. Ist Ihr E-Mail-Anbieter unser Kunde (Auftragsverarbeitung), leiten wir Ihr Anliegen an diesen als Verantwortlichen weiter.