E-Mails, die immer ankommen. Auch beim Blackout.
SemperMail nimmt Ihre geschäftlichen E-Mails über drei Server in drei Ländern an, die an drei voneinander unabhängigen Stromnetzen hängen — und archiviert jede E-Mail fälschungssicher nach den Vorgaben der Finanzverwaltung (GoBD).
SemperMail ist ein ausfallsicherer E-Mail-Empfangs- und Archivierungsdienst: Eingehende E-Mails werden über Rechenzentren in Deutschland, Finnland und Irland angenommen — drei Regionen, deren Stromnetze unabhängig voneinander arbeiten. Fällt ein Netz aus, übernehmen die anderen automatisch.
Was viele nicht wissen: Europa hat nicht ein Stromnetz, sondern mehrere. Das kontinentale Verbundnetz (von Portugal bis Polen), das nordische Netz (Skandinavien) und das irische Inselnetz arbeiten getrennt voneinander. Ein großflächiger Stromausfall bleibt deshalb in der Regel auf ein Netz begrenzt.
An diesem Tag fiel das Stromnetz der iberischen Halbinsel aus — Spanien und Portugal waren stundenlang ohne Strom. Wer dort seinen einzigen Mailserver stehen hatte, war für Kunden und Lieferanten nicht erreichbar. Deutschland und Nordeuropa liefen ungestört weiter.
SemperMail macht aus dieser Erkenntnis ein Sicherheitskonzept: je ein Empfangs-Server („Tor") pro Stromnetz.
Rechenzentrum Nürnberg. Erste Anlaufstelle für Ihre E-Mails. Das GoBD-Archiv liegt auf einem eigenen, getrennten Server in Deutschland.
Rechenzentrum Helsinki. Übernimmt automatisch, wenn das kontinentale Netz oder Tor 1 nicht erreichbar ist.
Rechenzentrum in Irland. Dritte, unabhängige Absicherung — sogar gegen den gleichzeitigen Ausfall zweier Netze.
Das Ausweichen ist kein Spezial-Trick, sondern eingebauter Internet-Standard: Der Server des Absenders probiert die drei Tore automatisch der Reihe nach durch. Dazu kommt: drei verschiedene Hosting-Anbieter und drei Länder — selbst der Komplettausfall eines Anbieters trifft nur eines der drei Tore.
Ihre E-Mail kommt an einem der drei Tore an — egal, welches gerade erreichbar ist. Für den Absender ist das unsichtbar; er schickt seine E-Mail ganz normal ab.
Jede E-Mail wird sofort fälschungssicher archiviert: mit Prüfsummen verkettet und täglich digital versiegelt. Nachträgliches Ändern oder heimliches Löschen ist technisch ausgeschlossen — genau das verlangt die Finanzverwaltung (GoBD).
Die E-Mail wird unmittelbar an Ihr gewohntes Postfach weitergeleitet. Sie arbeiten weiter wie bisher — mit Outlook, Apple Mail oder Ihrem Webmail. Nichts ändert sich an Ihren E-Mail-Adressen.
Und wenn Ihr eigenes System einmal ausfällt? Über den Notfall-Zugang direkt an den Toren erreichen Sie Ihre zuletzt eingegangene Post — Sie können sie lesen und im Notfall auch senden. Mehr dazu in den Dokumenten.
Geschäftliche E-Mails sind aufbewahrungspflichtige Unterlagen — wie Rechnungen und Verträge. SemperMail archiviert sie so, dass Sie jede Betriebsprüfung entspannt erwarten können.
Jede E-Mail wird im Original gespeichert und mit Prüfsummen verkettet. Schon die Änderung eines einzigen Zeichens würde sofort auffallen.
Die archivierten Original-E-Mails werden verschlüsselt auf dem Speicher abgelegt (Verschlüsselung ruhender Daten). So bleibt der Bestand auch dann geschützt, wenn ein Datenträger gestohlen oder ausgemustert wird.
Das Archiv wird jeden Tag kryptografisch versiegelt — ein dauerhafter Nachweis, dass nachträglich nichts manipuliert wurde.
Eingebauter Prüferzugang für das Finanzamt (Z1 bis Z3) inklusive Datenträger-Export — jede Prüfer-Aktion wird protokolliert.
Kritische Aktionen wie Prüferzugänge oder Löschläufe brauchen immer die Freigabe einer zweiten Person. Niemand kann allein etwas verändern.
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist werden E-Mails kontrolliert und dokumentiert gelöscht — nie heimlich, nie versehentlich.
Tägliche, stark verschlüsselte Backups plus eine zusätzliche Kopie auf einem getrennten Offsite-Speichersystem.
Alle Server stehen in der EU (Deutschland, Finnland, Irland). Keine Daten in Drittländern, kein Zugriff von außerhalb.
Das System überwacht sich selbst: Eine Status-Ampel zeigt jederzeit, dass Archivierung, Versiegelung und Sicherung gelaufen sind — und schlägt Alarm, wenn nicht.
Wir richten SemperMail für Sie ein — von der Übernahme Ihrer Postfächer bis zur fertigen Archivierung. Ihre E-Mail-Adressen bleiben unverändert, der Umstieg erfolgt erst nach erfolgreichem Test.
Beratung anfragenUnverbindlich & kostenlos — wir melden uns innerhalb eines Werktags.
Europa besteht aus mehreren, voneinander unabhängigen Stromnetzen. SemperMail betreibt je einen Empfangs-Server im kontinentaleuropäischen Netz (Deutschland), im nordischen Netz (Finnland) und im irischen Netz (Irland). Fällt ein Netz aus, nehmen die Server in den anderen Netzen Ihre E-Mails automatisch an — ohne dass jemand eingreifen muss.
Nein. E-Mail ist von Haus aus fehlertolerant: Der absendende Server versucht die Zustellung über mehrere Tage automatisch erneut. Eine E-Mail geht dadurch nicht verloren, sondern kommt verzögert an — sobald eines der drei Tore wieder erreichbar ist.
Ja. Über den Notfall-Zugang direkt an den Empfangs-Toren melden Sie sich mit Ihrer Domain und einem Notfall-Passwort an und sehen Ihre zuletzt eingegangenen Nachrichten — Sie können sie dort lesen und im Notfall auch senden. Ihr vollständiges, durchsuchbares Archiv steht in der App bereit, sobald Ihr regulärer Zugang wieder läuft. Mehr in den Dokumenten.
Die GoBD sind die Regeln der deutschen Finanzverwaltung für die Aufbewahrung geschäftlicher Unterlagen — dazu zählen auch E-Mails. Sie müssen unveränderbar, vollständig und über Jahre nachweisbar aufbewahrt werden. SemperMail erfüllt das technisch: Jede E-Mail wird mit Prüfsummen versiegelt; nachträgliches Ändern oder heimliches Löschen ist ausgeschlossen.
Ausschließlich in der EU: Die Empfangs-Server stehen in Deutschland, Finnland und Irland, das Archiv selbst in Deutschland. Es gelten DSGVO und deutsches Datenschutzrecht.
Nein. Ihre Adressen und Postfächer bleiben, wie sie sind. Es wird lediglich ein Eintrag im Adressbuch Ihrer Domain (der sogenannte MX-Eintrag) angepasst — das erledigen wir gemeinsam mit Ihnen, und zwar erst, nachdem alles erfolgreich getestet wurde.
Der Preis richtet sich nach der Zahl Ihrer Postfächer und dem Archiv-Volumen. Fragen Sie unverbindlich an — Sie erhalten ein klares Angebot ohne versteckte Kosten.