Betriebsprüfung: Finanzamt-Zugriff (Z1 bis Z3)

Kündigt das Finanzamt eine Betriebsprüfung an, darf es auch auf Ihre steuerlich relevanten E-Mails zugreifen. Dieses Dokument erklärt, was dann passiert, welche drei Zugriffsarten es gibt und wie Sie in SemperMail selbst einen befristeten Prüferzugang oder ein Export-Paket bereitstellen.

1. Was im Prüfungsfall passiert

Kündigt die Finanzverwaltung eine Außen- oder Betriebsprüfung an, gehört zu den prüfbaren Unterlagen auch Ihr geschäftlicher E-Mail-Verkehr, soweit er steuerlich relevant ist, etwa Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Geschäftsbriefe. Weil SemperMail diese E-Mails ohnehin archiviert, müssen Sie nichts zusammensuchen. Der Bestand liegt durchsuchbar und fälschungssicher in Ihrem Archiv.

Damit die Prüferin oder der Prüfer nur Ihr Archiv sieht und nur so lange, wie die Prüfung läuft, hat SemperMail einen eingebauten Prüferzugang. Sie legen ihn selbst an und können ihn jederzeit sperren.

2. Die drei Zugriffsarten der Finanzverwaltung: Z1, Z2, Z3

Das Gesetz sieht drei Wege vor, wie das Finanzamt auf digitale Unterlagen zugreifen darf. Welchen Weg es wählt, entscheidet die Behörde. Kurz erklärt:

• Z1, unmittelbarer Zugriff (nur lesen). Die Prüferin schaut sich die Daten direkt am Bildschirm an. Sie darf lesen, suchen und filtern, aber nichts verändern. In SemperMail ist das der Prüferzugang.
• Z2, mittelbarer Zugriff. Sie oder Ihr Team werten die Daten nach den Vorgaben der Prüferin aus und stellen zum Beispiel eine bestimmte Auswahl von E-Mails bereit.
• Z3, Datenträger­überlassung. Die Daten werden in einem auswertbaren Format übergeben, heute meist als Datei-Paket. SemperMail erstellt dafür ein Export-Paket (ZIP) mit den Original-E-Mails, einer Übersichtstabelle und einer Beschreibung der Tabelle nach dem Beschreibungsstandard der Finanzverwaltung. Diese Beschreibung erwarten Prüfprogramme wie IDEA beim Einlesen.

Kurz gemerkt. Z1 heißt anschauen am Bildschirm. Z2 heißt, Sie werten auf Zuruf aus. Z3 heißt, die Daten gehen als Paket an die Prüfung. SemperMail deckt alle drei Wege ab.

3. Prüferzugang und Export-Paket legen Sie selbst an

Als Kunden-Administrator finden Sie in der App unter „Betriebsprüfung“ beides: den Prüferzugang (Z1) und das Export-Paket (Z3). Sie müssen der Behörde nicht Ihren eigenen Zugang geben und auch niemanden bei SemperMail beauftragen.

• Der Prüferzugang gilt nur für das Archiv Ihres Unternehmens. Das ist technisch erzwungen.
• Er ist befristet. Sie wählen, bis wann er gilt, höchstens ein Jahr. Vorher sperren Sie ihn mit einem Klick.
• Auf Wunsch begrenzen Sie ihn auf den geprüften Zeitraum, zum Beispiel die Jahre 2023 bis 2025.
• Ebenso kann er nur die E-Mails zeigen, die Sie als steuerlich relevant eingeordnet haben. Wie das geht, steht im nächsten Abschnitt.
• Er ist ein reiner Lesezugang. Die Prüfung kann suchen und lesen, aber nichts ändern oder löschen. Jede E-Mail lässt sich zusätzlich als PDF-Lesefassung herunterladen.
• Zugangsname und Passwort erzeugt SemperMail. Das Passwort sehen Sie genau einmal und geben es an die Prüfung weiter.

Das Export-Paket erstellen Sie auf derselben Seite, wahlweise für einen Zeitraum, eine Art von E-Mails, eine Richtung oder nur für die steuerlich relevanten E-Mails. Jedes Paket bekommt eine Prüfsumme (SHA-256), die mit Datum und Person dauerhaft gespeichert wird. Damit lässt sich später belegen, welches Paket übergeben wurde. Die Datei selbst löscht SemperMail aus Datenschutzgründen nach 30 Tagen.

Auf Wunsch liegt jeder E-Mail im Paket eine Lesefassung als PDF bei, mit Absender, Empfängern, Datum, Anhangliste, Prüfsumme und Mailtext. Das geht für bis zu 1.000 E-Mails je Paket. Maßgeblich bleibt die Original-E-Mail, das PDF dient dem schnellen Lesen.

4. Muss ich der Prüfung alle E-Mails zeigen?

Nicht pauschal. Der Bundesfinanzhof hat mit Beschluss vom 30.04.2025 (XI R 15/23) entschieden: Die Außenprüfung darf steuerlich relevante E-Mails anfordern, aber nicht Ihren gesamten E-Mail-Verkehr samt Verzeichnis. Welche E-Mails steuerlich relevant sind, ordnen zunächst Sie selbst ein.

Dafür markieren Sie in der Archivsuche einzelne E-Mails oder alle Treffer einer Suche als „steuerlich relevant“ oder „nicht relevant“. Prüferzugang und Export-Paket begrenzen Sie dann auf die relevanten E-Mails. Jede Einordnung steht mit Datum und Person im Protokoll. Im Export-Paket steht sie zusätzlich in einer eigenen Spalte.

5. Jeder Schritt wird protokolliert

Jede Aktion steht in einer fälschungssicheren Protokollkette. Darin steht, wer einen Prüferzugang angelegt oder gesperrt hat, wer ein Paket erstellt oder heruntergeladen hat und welche Suchen und E-Mails der Prüferzugang geöffnet hat. Das schützt Sie ebenso wie die Prüfung, denn später ist belegbar, worauf zugegriffen wurde.

Ihr Archiv selbst bleibt fälschungssicher. Jede E-Mail hängt über Prüfsummen in einer lückenlosen Kette, die täglich mit einem digitalen Siegel abgeschlossen wird. Nachträgliches Ändern oder heimliches Löschen fiele auf. Mehr dazu im GoBD-Dokument.

Jeden Monat erhalten Sie außerdem einen signierten Integritätsbericht. Darin steht, dass SemperMail jede E-Mail Ihres Archivs gelesen und mit ihrem Fingerabdruck verglichen hat und ob Kette und tägliche Siegel stimmen. Sie finden ihn unter „Betriebsprüfung“ als PDF und als JSON-Datei. Wie Sie die Signatur selbst prüfen, steht im GoBD-Dokument.

6. Warum braucht der Prüferzugang keine zweite Person?

Prüferzugang und Export betreffen Ihre eigenen Daten, über die Sie als Kunde ohnehin verfügen. Deshalb legt ein Kunden-Administrator beide allein an, und das Protokoll hält jeden Schritt fest.

Das Vier-Augen-Prinzip bleibt dort, wo ein Fehler nicht rückgängig zu machen wäre. Gelöschte E-Mails lassen sich nicht wiederherstellen. Deshalb braucht jeder Löschlauf nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist die Zustimmung zweier weiterer Personen.

7. Was Sie praktisch tun

1. E-Mails einordnen. In der Archivsuche die steuerlich relevanten E-Mails markieren, einzeln oder alle Treffer einer Suche auf einmal. Das ist freiwillig. Ohne Einordnung gelten Zugang und Paket für alle E-Mails im gewählten Umfang.
2. Prüferzugang anlegen. In der App (app.sempermail.com) unter „Betriebsprüfung“ das Ablaufdatum passend zur angekündigten Prüfung wählen, auf Wunsch auch den geprüften Zeitraum.
3. Zugangsdaten weitergeben. Adresse, Zugangsname und Passwort an die Prüferin oder den Prüfer schicken.
4. Bei Z3 ein Export-Paket erstellen. Auf derselben Seite den Umfang wählen, das Paket herunterladen und übergeben. Für Z2 stellen Sie die gewünschte Auswahl über die Archivsuche selbst zusammen.
5. Nach der Prüfung. Der Zugang endet am gewählten Tag. Das Protokoll bleibt als Nachweis, das Export-Paket wird nach 30 Tagen gelöscht.

Wenn Sie unsicher sind, welche Zugriffsart die Prüfung verlangt, sprechen Sie uns an.

8. Hinweis und Kontakt

Keine Rechts- oder Steuerberatung. Dieses Dokument beschreibt, was SemperMail technisch bereitstellt. Es ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Welche Unterlagen im Einzelfall vorzulegen sind und welche Zugriffsart gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung oder der Prüfung selbst.

Wie SemperMail geschäftliche E-Mails aufbewahrt und fälschungssicher hält, lesen Sie im GoBD-Dokument. Wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, steht in unserer Datenschutzerklärung. Verantwortlich für SemperMail ist die Nolte IMP Werbeagentur. Fragen beantworten wir gern unter info@nolte.pro.