E-Mail-Empfang, DNS & Notfall-Zugang

Diese Anleitung erklärt in einfachen Worten, was SemperMail für Sie tut, was wir für Sie einrichten und wie Sie auch dann an Ihre E-Mails kommen, wenn einmal etwas ausfällt.

1. Was SemperMail für Sie tut

SemperMail ist Ihrem Postfach vorgeschaltet. Alle E-Mails an Ihre Firma laufen zuerst über unsere Empfangs-Server und werden von dort an Ihr bestehendes Postfach weitergereicht — Ihre Adressen und Ihr Mailprogramm bleiben unverändert. Gleichzeitig legt SemperMail von jeder geschäftlichen E-Mail eine fälschungssichere Kopie im Archiv ab, so wie es die gesetzlichen Aufbewahrungsregeln (GoBD) verlangen.

Kurz gesagt: SemperMail sorgt dafür, dass Ihre Post zuverlässig ankommt und revisionssicher aufbewahrt wird — ohne dass Sie im Alltag etwas anders machen.

2. Warum Ihre Post auch bei einem Ausfall ankommt

Ihre E-Mails werden nicht über einen Server angenommen, sondern über drei voneinander unabhängige Empfangs-Server („Tore") in drei Ländern:

• Deutschland (Haupt-Tor)
• Finnland (Ausweich-Tor)
• Irland (Ausweich-Tor)

Fällt ein Tor aus — ob durch eine Störung beim Anbieter oder einen großflächigen Stromausfall — nehmen die anderen beiden Tore Ihre E-Mails automatisch an. Niemand muss eingreifen. Und selbst wenn alle drei gleichzeitig kurz nicht erreichbar wären, geht keine Mail verloren: Absender-Server versuchen die Zustellung über mehrere Tage automatisch erneut, sodass Ihre Post nur verzögert, aber nicht verloren ankommt.

3. Wir kümmern uns um die DNS-Einrichtung

Damit Ihre E-Mails über SemperMail laufen, müssen einige Einträge im „Adressbuch" Ihrer Domain (dem sogenannten DNS) gesetzt werden. Diese Einträge bereiten wir für Sie vor — Sie müssen nichts selbst ausrechnen. Dazu gehören:

• MX-Einträge — sie leiten eingehende E-Mails an die drei Tore (mit einer automatischen Ausweich-Reihenfolge).
• SPF, DKIM und DMARC — drei Schutz-Einträge, die dafür sorgen, dass Ihre E-Mails als echt erkannt werden und schwerer zu fälschen sind.

Sie erhalten die fertigen Werte von uns; das Eintragen in Ihrer Domain nehmen wir gemeinsam mit Ihnen vor. Wichtig: Die Umstellung des MX-Eintrags erfolgt erst, nachdem die Tore eingerichtet und getestet sind — so gibt es keinen Moment, in dem Post ins Leere läuft.

4. Ihr Zugang im Regelbetrieb

Im Normalbetrieb erreichen Ihre E-Mails wie gewohnt Ihr bestehendes Postfach. Ihr vollständiges, durchsuchbares Archiv rufen Sie jederzeit in der SemperMail-App auf:

• Anmeldung unter app.sempermail.com (auf Wunsch mit zusätzlicher Bestätigung per zweitem Faktor).
• Im Kundenbereich können Sie das Archiv durchsuchen, einzelne Nachrichten ansehen und als Datei (EML) herunterladen sowie die Zustellung nachverfolgen.

5. Der Notfall-Zugang: lesen und senden über die Backup-Server

Sollte Ihr gewohnter Zugang einmal gestört sein, kommen Sie über den Notfall-Zugang direkt auf den Empfangs-Toren an Ihre Post — unabhängig vom Hauptsystem. Sie erreichen ihn im Browser unter einer der drei Adressen:

• https://mx1.sempermail.com (Deutschland)
• https://mx2.sempermail.com (Finnland)
• https://mx3.sempermail.com (Irland)

Angemeldet wird mit Ihrer Domain und Ihrem Notfall-Passwort. Dort können Sie:

• Eingegangene Nachrichten lesen — der Notfall-Zugang hält Ihre zuletzt eingegangene Post vor.
• Nachrichten verfassen und senden — Ihre Notfall-Mail geht über den Tor als Absender Ihrer eigenen Domain hinaus. Eine Kopie jeder gesendeten Notfall-Mail wird automatisch mit ins Archiv aufgenommen.

Gut zu wissen: Der Notfall-Zugang zeigt Ihnen die zuletzt eingegangene Post — nicht Ihr komplettes Archiv. Das vollständige, durchsuchbare Archiv steht Ihnen in der App zur Verfügung, sobald der reguläre Zugang wieder läuft. Damit der Notfall-Zugang im Ernstfall sofort bereitsteht, richten Sie bitte vorab einmalig ein Notfall-Passwort ein (in der App unter Ihrem Kundenkonto → „Notfall-Zugang"). Der Notfall-Login funktioniert bewusst auch dann, wenn das Hauptsystem gerade nicht erreichbar ist.

6. Sicherheit & gesetzeskonforme Aufbewahrung

• Aufbewahrungsfristen: Buchungsbelege 8 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre (jeweils bis Jahresende) — automatisch nach den gesetzlichen Vorgaben.
• Fälschungssicher: Jede archivierte E-Mail wird mit Prüfsummen zu einer lückenlosen Kette verbunden und täglich mit einem digitalen Siegel abgeschlossen. Nachträgliches Ändern oder heimliches Löschen fällt dadurch sofort auf.
• Löschen nur im Vier-Augen-Prinzip: Eine Löschung ist erst nach Ablauf der Frist und nur mit Bestätigung durch mehrere Personen möglich.
• Verschlüsselt gespeichert: Die archivierten Original-E-Mails werden verschlüsselt abgelegt; Übertragungen laufen verschlüsselt (TLS).
• Daten ausschließlich in der EU: Empfang in Deutschland, Finnland und Irland; Archiv in Deutschland.

7. Datenschutz & Kontakt

Wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, steht in unserer Datenschutzerklärung. Verantwortlich für SemperMail ist die Nolte IMP Werbeagentur. Fragen beantworten wir gern unter info@nolte.pro.

8. Erste Schritte

1. Wir richten Ihre Domain(s) in SemperMail ein und stellen Ihnen die fertigen DNS-Werte bereit.
2. Gemeinsam setzen wir die Einträge; die MX-Umstellung erfolgt erst nach dem Test.
3. Sie legen in der App ein Notfall-Passwort fest — damit der Notfall-Zugang im Ernstfall sofort für Sie bereit ist.
4. Ab dann läuft alles automatisch: Empfang über drei Tore, Archivierung nach GoBD, Zugriff über die App — und der Notfall-Zugang als Rückfallebene.