Erste Schritte & Einrichtung

Diese Anleitung führt Sie in einfachen Worten durch die Inbetriebnahme von SemperMail für Ihre Firma. Sie zeigt für jeden Schritt genau, was Sie tun und was wir für Sie übernehmen — damit die Umstellung reibungslos läuft und Ihre E-Mail-Adressen dabei unverändert bleiben.

1. Der Überblick: Wer macht was

SemperMail wird Ihrem bestehenden Postfach vorgeschaltet: Alle E-Mails an Ihre Firma laufen künftig zuerst über unsere Empfangs-Server, werden fälschungssicher archiviert und dann an Ihr gewohntes Postfach weitergereicht. Sie behalten Ihre E-Mail-Adressen und Ihr Mailprogramm. Die Einrichtung ist einmalig und teilt sich klar auf:

• Sie (der Kunde) nennen uns Ihre Domain(s), tragen mit uns gemeinsam die vorbereiteten Werte in Ihre Domain-Verwaltung ein, nennen uns ein gewünschtes Notfall-Passwort und melden sich anschließend in der App an.
• Wir (SemperMail / Nolte IMP Werbeagentur) richten Ihre Domain im System ein, erzeugen alle technischen Werte fertig für Sie, testen den Empfang über alle drei Server und stellen Ihre Post erst dann tatsächlich um.

Wichtig vorab: Sie müssen nichts selbst ausrechnen und keine Technik verstehen. Die „schwierigen" Teile bereiten wir vor; von Ihnen brauchen wir nur wenige Angaben und an einer Stelle kurz Zugriff auf Ihre Domain-Verwaltung. Ihre bestehenden E-Mail-Adressen ändern sich durch die Umstellung nicht.

2. Schritt 1 — Ihre Domain(s) anlegen lassen

Zuerst legen wir jede Ihrer Firmen-Domains (also den Teil Ihrer E-Mail-Adresse hinter dem @, z. B. ihre-firma.de) in SemperMail an. Falls Sie mehrere Domains nutzen, nennen Sie uns bitte alle, die über SemperMail laufen sollen.

• Ihre Aufgabe: Uns die vollständige Liste Ihrer E-Mail-Domains mitteilen.
• Unsere Aufgabe: Jede Domain im System einrichten und für die nächsten Schritte vorbereiten.

3. Schritt 2 — DNS-Werte gemeinsam setzen (Umstellung erst nach Test)

Damit Ihre E-Mails über SemperMail laufen, müssen einige Einträge im „Adressbuch" Ihrer Domain gesetzt werden — dem sogenannten DNS. Diese Werte erzeugt SemperMail vollständig für Sie und zeigt sie Ihnen in der App an. Dazu gehören:

• MX-Einträge — sie leiten eingehende E-Mails an unsere drei Empfangs-Server („Tore") in Deutschland, Finnland und Irland, mit automatischer Ausweich-Reihenfolge.
• SPF, DKIM und DMARC — drei Schutz-Einträge, die dafür sorgen, dass Ihre E-Mails als echt erkannt werden und schwerer zu fälschen sind.

• Ihre Aufgabe: Die fertigen Werte in Ihrer Domain-Verwaltung eintragen — das machen wir auf Wunsch gemeinsam mit Ihnen, Schritt für Schritt.
• Unsere Aufgabe: Alle Werte fertig bereitstellen, die Einrichtung der drei Tore vornehmen und den Empfang testen.

Kein Risiko für Ihre Post: Die eigentliche Umstellung des MX-Eintrags — also der Moment, ab dem Ihre Post über SemperMail läuft — erfolgt erst, nachdem die drei Tore eingerichtet und erfolgreich getestet sind. So gibt es keinen Augenblick, in dem eine E-Mail ins Leere läuft. Und selbst bei einer kurzen Störung geht nichts verloren: Absender-Server versuchen die Zustellung über mehrere Tage automatisch erneut.

4. Schritt 3 — Notfall-Passwort in der App festlegen

SemperMail hält Ihre zuletzt eingegangene Post zusätzlich direkt auf den drei Empfangs-Servern bereit. Sollte Ihr eigenes Mailsystem einmal ausfallen, kommen Sie darüber trotzdem an Ihre E-Mails — dafür brauchen Sie ein Notfall-Passwort. Dieses wird einmalig vorab eingerichtet, damit der Notfall-Zugang im Ernstfall sofort bereitsteht.

• Ihre Aufgabe: Uns ein gewünschtes Notfall-Passwort (mindestens 10 Zeichen) nennen oder das von uns vergebene sicher notieren.
• Unsere Aufgabe: Das Notfall-Passwort in der Verwaltung hinterlegen (es wird nur als unlesbarer Hash gespeichert) und innerhalb weniger Minuten auf alle drei Empfangs-Server übernehmen — so funktioniert der Zugang auch dann, wenn Ihr Hauptsystem gerade nicht erreichbar ist.

Wie der Notfall-Zugang genau funktioniert — Anmeldung über https://mx1.sempermail.com, mx2 oder mx3 mit Ihrer Domain und dem Notfall-Passwort, Lesen und im Ernstfall auch Senden — beschreibt ausführlich das Dokument E-Mail-Empfang, DNS & Notfall-Zugang.

5. Schritt 4 — In der App anmelden

Sobald alles steht, erreichen Ihre E-Mails wie gewohnt Ihr bestehendes Postfach — und Ihr vollständiges, durchsuchbares Archiv rufen Sie jederzeit in der SemperMail-App auf.

1. Öffnen Sie app.sempermail.com und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
2. Auf Wunsch aktivieren wir für Ihren Zugang eine Zwei-Faktor-Anmeldung (ein Bestätigungscode aus einer Authenticator-App auf Ihrem Handy). Das empfehlen wir.

• Ihre Aufgabe: Anmelden, Passwort sicher aufbewahren, bei Bedarf die Zwei-Faktor-Anmeldung anfragen.
• Unsere Aufgabe: Ihren Zugang und die passende Rolle einrichten und freischalten.

6. Ihr Kundenportal — was Sie damit tun können

Im Kundenbereich der App haben Sie jederzeit Zugriff auf Ihr Archiv. Der Kundenzugang ist bewusst lesend ausgelegt — Sie können Ihre archivierten E-Mails ansehen und durchsuchen, aber nichts am Archivbestand verändern. So bleibt die gesetzeskonforme, fälschungssichere Aufbewahrung jederzeit gewährleistet. Konkret können Sie:

• Das Archiv durchsuchen — nach Absender, Empfänger, Betreff, Zeitraum und Inhalt.
• Einzelne Nachrichten ansehen — jede archivierte E-Mail vollständig öffnen.
• E-Mails als Datei herunterladen — im Standardformat EML, das jedes Mailprogramm öffnen kann.
• Die Zustellung nachverfolgen — nachsehen, wann eine E-Mail angenommen und weitergeleitet wurde.
• Ihre Filter-Regeln pflegen — festlegen, wie eingehende Nachrichten behandelt werden.

Ihre archivierten Original-E-Mails werden verschlüsselt gespeichert und über eine lückenlose Prüfsummen-Kette mit einem täglich erneuerten digitalen Siegel abgesichert. Wird nachträglich etwas geändert oder heimlich gelöscht, fällt das dadurch sofort auf. Eine Löschung ist erst nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und nur im Vier-Augen-Prinzip möglich (bestätigt durch mehrere Personen).

7. Danach läuft alles automatisch — und weiterführende Dokumente

Ab der Umstellung müssen Sie im Alltag nichts anders machen: Der Empfang läuft automatisch über drei Empfangs-Server in der EU, die gesetzeskonforme Archivierung nach GoBD geschieht im Hintergrund, und der Notfall-Zugang steht als Rückfallebene bereit. Für die Details:

• E-Mail-Empfang, DNS & Notfall-Zugang — wie der Empfang über drei Länder funktioniert und wie Sie im Notfall lesen und senden.
• Datenschutzerklärung — wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen, wo Ihre Daten liegen (ausschließlich in der EU) und welche Rechte Sie haben.

Verantwortlich für SemperMail ist die Nolte IMP Werbeagentur. Fragen zur Einrichtung beantworten wir gern unter info@nolte.pro.